Geräteflotte ohne Verwaltungsstress: DaaS für Kanzleien und Steuerberater
Smartphones und Tablets mieten statt kaufen? Für Steuerberater und Kanzleien steckt dahinter mehr als eine reine Finanzierungsfrage. deviceplus verbindet moderne Hardware mit einem professionellen Geräte-Lifecycle und macht regelmäßige Upgrades, etwa für neue KI-Anwendungen, einfacher.
Papierlos, ortsunabhängig, digital – und wie modern ist das Gerätemanagement?
Bei Steuerberatern und in Kanzleien wird vieles digitaler. Die Verwaltung der dafür benötigten Hardware läuft dagegen häufig noch klassisch. Smartphones und Tablets werden gekauft, eingerichtet, Mitarbeitern zugeordnet und bei Defekten oder Personalwechseln einzeln bearbeitet.
Dabei nimmt die Bedeutung mobiler Endgeräte zu. Laut der DATEV-Digitalisierungsumfrage 2025 können Mitarbeiter in zwei von drei befragten Kanzleien ohne Einschränkungen standortunabhängig arbeiten. 43 Prozent der Kanzleien arbeiten nahezu vollständig papierlos. Als wichtigste Treiber der Digitalisierung nennt DATEV Effizienzsteigerung mit 73 Prozent und den ortsunabhängigen Datenzugriff mit 72 Prozent.
Je digitaler und flexibler Unternehmen arbeiten, desto wichtiger werden die Geräte, über die Mitarbeiter kommunizieren und auf geschäftliche Anwendungen zugreifen. Damit Smartphones und Tablets jederzeit einsatzbereit sind, müssen jedoch auch Beschaffung, Einrichtung, Verwaltung, Austausch und Rücknahme zuverlässig organisiert sein.
Mit Device as a Service (DaaS) lässt sich die Geräteausstattung als laufender Service abbilden. Unternehmen mieten Smartphones und Tablets für einen festgelegten Zeitraum und verbinden die Hardware mit Leistungen für den gesamten Geräte-Lifecycle. Das entlastet interne Ressourcen, schafft planbare Kosten und ermöglicht es, den Gerätebestand leichter an Veränderungen im Unternehmen anzupassen.
Device as a Service für Steuerberater und Kanzleien: Mehr als Smartphones und Tablets mieten
Damit wird auch deutlich: Bei DaaS geht es nicht in erster Linie um eine flexiblere Form der Finanzierung. Der zusätzliche Mehrwert von Device as a Service ergibt sich durch all die Prozesse, die mit der Gerätebereitstellung verbunden sind und Unternehmen über die gesamte Nutzungsdauer Arbeit abnehmen.
Bei deviceplus von MOBEX wird dabei unter anderem die Vorkonfiguration der Geräte übernommen, ebenso die Bereitstellung und Auslieferung von Smartphones, Tablets & Co. direkt an Mitarbeiter im Home Office. Auch Reparatur und Austausch sowie Offboarding, Rücknahme und die zertifizierte Datenlöschung lassen sich innerhalb des Modells abbilden. Das Nutzungskonzept ist modular aufgebaut. So nutzen Unternehmen nur das, was sie wirklich benötigen und profitieren gleichzeitig von klar definierten Abläufen, ideal gesteuert durch Profis.
Mit steigender Gerätezahl gewinnt dieser Punkt zusätzlich an Bedeutung, denn je häufiger Geräte bereitgestellt, ausgetauscht oder zurückgenommen werden, desto stärker profitieren Unternehmen von standardisierten Abläufen und der Möglichkeit, flexibel zu skalieren.
Flexibilität betrifft allerdings nicht nur die Anzahl der benötigten Geräte. Auch die technischen Anforderungen verändern sich und können dazu führen, dass leistungsfähigere oder neuere Hardware benötigt wird.
Neue Technologien verändern die Anforderungen an die Geräteflotte
Wie schnell das gehen kann, zeigt aktuell vor allem die Entwicklung rund um Künstliche Intelligenz. Wie die DATEV-Digitalisierungsumfrage vom Mai 2026 belegt, nutzt inzwischen die Hälfte der befragten Kanzleien KI regelmäßig. Im Jahr zuvor war es noch knapp ein Drittel. Knapp die Hälfte der Teilnehmer stellt zudem fest, dass KI die Entwicklungsgeschwindigkeit der Digitalisierung in Kanzleien deutlich beschleunigt.
Das wirkt sich auf die technische Ausstattung aus. Gerade KI-Funktionen, die direkt auf dem Endgerät verarbeitet werden, stellen konkrete Anforderungen an die Hardware. Wie der US-Konzern Apple veröffentlicht, ist Apple Intelligence beispielsweise nur auf neueren iPhone-, iPad- und Mac-Modellen verfügbar, die entsprechende Geräteanforderungen und Systemvoraussetzungen erfüllen. Auch viele Windows-AI-Funktionen setzen entsprechend leistungsfähige Hardware voraus, wie Microsoft kommuniziert.
Für Steuerberater und Kanzleien gewinnt damit neben der Verwaltung auch die Aktualität ihrer Geräteflotte an Bedeutung. Mit deviceplus lassen sich Smartphones, Tablets und weitere Endgeräte regelmäßig gegen aktuelle Modelle austauschen und die technische Ausstattung fortlaufend moderniseren.
Mit einer wachsenden oder über mehrere Standorte verteilten Geräteflotte stellt sich gleichzeitig eine weitere Frage: Wie behalten Verantwortliche den Überblick über Geräte, Verträge und laufende Vorgänge?
Geräte, Verträge, Rechnungen und Servicevorgänge zentral im Blick
Diese Transparenz kann schnell zur Herausforderung werden. Welche Geräte sind im Einsatz? Welche Verträge gehören dazu? Wo läuft gerade ein Austausch oder eine Reparatur? Gerade bei mehreren Standorten sollten diese Informationen nicht von einzelnen Listen oder Rückfragen abhängen.
Über das MOBEX ServicePortal (MSP) lassen sich Geräte und zugehörige Verträge und Rechnungen zentral verwalten. Dadurch bleiben Gerätebestand und Servicevorgänge an einer Stelle nachvollziehbar. Dank Self-Service-Optionen können Nutzer Prozesse rund um das Management der Geräteflotte wie Bestellungen, Reparaturmeldungen oder Vertragsverlängerungen rund um die Uhr selbstständig anstoßen.
Für Steuerberater und Kanzleien mit verteilten Arbeitsplätzen entsteht damit ein zentraler Zugang zur Geräteflotte, unabhängig davon, an welchem Standort die Hardware tatsächlich genutzt wird.
Gemeinsam decken deviceplus und das MOBEX ServicePortal damit zwei wesentliche Seiten des Gerätemanagements ab: die Prozesse rund um die Hardware und die zentrale Transparenz über die eingesetzte Flotte.
Doch ein professionelles Gerätemanagement muss noch mehr leisten als reibungslose Abläufe. Gerade für Steuerberater und Kanzleien rückt dabei ein besonders sensibles Thema in den Fokus: die Daten, auf die über mobile Endgeräte zugegriffen wird.
Mandantendaten auf mobilen Geräten: Mit Mobile Device Management (MDM) Geräte sicher verwalten
Über dienstliche Smartphones und Tablets greifen Mitarbeiter auf E-Mails, Accounts, Dokumente und geschäftliche Anwendungen zu. Damit können über die Geräte auch sensible Mandanten- und Unternehmensdaten erreichbar sein. Die Verwaltung mobiler Endgeräte wird für Steuerberater und Kanzleien deshalb auch zu einem wichtigen Bestandteil der IT-Sicherheit. Gleichzeitig gelten für die Branche besondere Anforderungen an die Vertraulichkeit.
§ 57 im Steuerberatungsgesetz verpflichtet Steuerberater zur Verschwiegenheit über das, was ihnen in Ausübung ihres Berufs anvertraut oder bekannt geworden ist.
Dass dienstliche Smartphones dabei eine immer größere Rolle spielen, zeigt auch eine repräsentative Bitkom-Befragung aus dem Jahr 2026: 56 Prozent der Beschäftigten, die beruflich mobil kommunizieren müssen, erhalten ein Diensthandy. 2023 waren es noch 46 Prozent. Bitkom verweist dabei auch auf den Vorteil, firmeneigene Geräte zentral verwalten und mit Updates versorgen zu können.
Ein MobileDevice Management (MDM) schafft dafür die technische Grundlage und spielt bei der zentralen und sicheren Verwaltung mobiler Endgeräte eine wichtige Rolle. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beschreibt MDM unter anderem als Instrument zur zentralen Verwaltung mobiler Endgeräte und zur Durchsetzung definierter Sicherheitsrichtlinien und Konfigurationsparameter. Der entsprechende BSI-Mindeststandard richtet sich an Stellen des Bundes, liefert aber eine fachliche Orientierung für die Funktion eines zentralen Gerätemanagements.
Bereits vorhandene MDM-Strukturen können in den Geräteprozess von deviceplus bequem eingebunden werden. Die Sicherheit endet jedoch nicht mit der laufenden Verwaltung. Wird ein Smartphone oder Tablet nicht mehr benötigt, sind auch Rückgabe und der Umgang mit den darauf gespeicherten Daten relevant. Mit deviceplus lassen sich auch diese Schritte in den Geräte-Lifecycle integrieren.
Smartphones kaufen oder mieten: Entscheidend sind die Gesamtkosten
Beim Vergleich zwischen Kauf, Leasing und Miete fällt der Blick häufig zuerst auf den Anschaffungspreis und die monatliche Rate. Für eine realistische Kostenbetrachtung reicht das jedoch nicht aus.
Denn auch gekaufte Business-Hardware verursacht über die Anschaffung hinaus Kosten. Beschaffung, Einrichtung, Verwaltung, Reparaturen oder Rücknahme binden interne Ressourcen, die auf keiner Hardware-Rechnung erscheinen.
Device as a Service ersetzt hohe Anfangsinvestitionen durch planbare monatliche Ausgaben und reduziert die Kapitalbindung. Das schafft finanziellen Spielraum für andere Investitionen im Unternehmen.
Für Steuerberater und Kanzleien lohnt es sich deshalb, nicht nur Kaufpreis und Mietrate gegenüberzustellen, sondern die Wirtschaftlichkeit über den gesamten Lifecycle zu betrachten. deviceplus als zentral organisiertes Miet- und Servicemodell kann genau diese Prozesse effizienter abbilden.
